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Accès aux dossiers professionnels en milieu scolaire

L’Ordre a été mis au fait de diverses préoccupations concernant l’accessibilité par certains intervenants scolaires à des renseignements concernant des élèves et versés par les ergothérapeutes dans des dossiers professionnels dont ils ont la garde.

Dans une optique d’assurer un continuum de services et de soutenir l’interdisciplinarité dans les milieux scolaires, et ce, en respectant les enjeux de confidentialité, les ordres dont leurs
professionnels sont engagés par les commissions scolaires du Québec tiennent à rappeler les règles qui encadrent la tenue de dossiers et la transmission de l’information en milieu scolaire.

Ces règles, comme nous le verrons plus amplement ci-après, diffèrent selon la provenance du mandat et le type de renseignements visé. 

Les professionnels employés par les commissions scolaires (CS) interviennent généralement auprès d’élèves à la suite d’une demande de service (mandat) provenant :

    1. d’une commission scolaire, d’un directeur d’école, d’un professeur ou d’une équipe-école afin de satisfaire aux obligations prescrites par la Loi sur l’instruction publique (ci-après nommés mandats « école/CS ») ; ou
    2. de l’élève ou de ses parents (ci-après appelé mandats « frappe à la porte ») ;

Dans les deux types de mandat, le professionnel, dont l’ergothérapeute, est tenu de verser tous les renseignements qu’il détient sur un élève dans un dossier professionnel dont il est le « gardien » (responsable de l’accès). en ce qui a trait au mandat « école/CS »), le dossier professionnel est souvent appelé « dossier professionnel institutionnel » (ci-après appelé DPI)1  (parfois aussi appelé « dossier professionnel de l’organisme » - DPO). pour ce qui est du mandat « frappe à la porte », le dossier professionnel est généralement appelé « dossier confidentiel du professionnel » (ci-après appelé le DCP).

Les services offerts par les ergothérapeutes en milieu scolaire découlant habituellement d’un mandat « école/CS », nous nous attarderons davantage sur cette question, et n’aborderons que sommairement le cas du mandat « frappe à la porte ». 

a. Mandats « école/CS »

Certains renseignements concernant les élèves et colligés par un professionnel, dont l’ergothérapeute, dans le cadre de l’exécution de son mandat « école/CS » ou découlant de celui-ci doivent être accessibles à divers intervenants scolaires (professeurs, autres professionnels, directeur, Commission scolaire, etc.) puisque ces renseignements sont nécessaires à la compréhension, au suivi et à la prise de décision éclairée en regard des mesures, moyens ou services à rendre à l’élève. 

Dans les milieux scolaires, des mécanismes ont été prévus pour s’assurer du partage ou de la communication de ces renseignements, notamment

  • le dossier d’aide particulière (DAP) : il s’agit d’un dossier retrouvé au sein des CS et contenant les informations généralement accessibles à l’ensemble des intervenants qui gravitent auprès de l’élève.
  • la présence d’un responsable de l’accès au dossier professionnel : le responsable de l’accès (aussi appelé « gardien du dossier ») s’assure que l’accès au DPI est effectué en conformité avec la réglementation et les normes applicables.

il peut toutefois arriver que ces mécanismes ne soient pas suffisants pour assurer une communication fluide des renseignements en lien avec le mandat « école/CS » et nécessaires à l’exercice des fonctions d’une personne qui a qualité pour le recevoir, par exemple lorsqu’un professionnel a besoin d’une information ne se retrouvant pas au DAP (p.ex. certaines 
données évaluatives provenant d’un autre professionnel) et que le professionnel responsable de l’accès au DPI soit absent. Ainsi, l’obtention dès le départ du consentement libre et éclairé permettra d’assurer cette communication fluide dans le respect de la législation applicable.

Par ailleurs, puisque la communication de certains renseignements aux intervenants concernés s’inscrit dans la finalité de l’intervention du professionnel, on comprendra que cette  communication fait partie intégrante du processus d’intervention du professionnel et en est alors indissociable. Ainsi, le consentement à l’intervention devient lui aussi indissociable de la communication des renseignements y afférent auprès des personnes autorisées. Il importe donc que le parent (ou l’élève de 14 ans ou plus) comprenne dès le départ qu’en acceptant
que l’élève reçoive le service offert par l’ergothérapeute dans le cadre du« mandat école/CS », il accepte que certains renseignements recueillis dans le cadre de ce service soient accessibles à certains intervenants scolaires, lorsque cela s’avère nécessaire à leurs fonctions. 

Pour ce faire, le consentement obtenu par le professionnel avant l’exécution de son mandat devrait préciser, en sus des informations relatives aux services professionnels offerts :

  • les motifs de la collecte de renseignements effectuée par le professionnel (le mandat donné à celui-ci); 
  • l’usage qui sera fait des renseignements recueillis et les catégories de personnes qui y auront accès : il revient à la commission scolaire de déterminer les catégories de professionnels2 qui, en l’absence du responsable de l’accès au dossier (gardien du dossier), auront un accès direct aux renseignements contenus au DPI qui sont en lien avec leur mandat (critère de pertinence) et nécessaires à l’exercice de leurs fonctions (critère de nécessité) ; 
  • les conséquences pour la personne concernée d’un refus ainsi que des droits d’accès et de rectification prévus par la Loi sur l’accès. Ces conséquences sont déterminées par la commission scolaire.

Il devrait donc n’y avoir qu’un seul consentement visant à la fois les services offerts et le partage de renseignements y afférent et ce consentement devrait être obtenu avant l’exécution du mandat par le professionnel.

Si certains renseignements au DPI peuvent être rendus accessibles à toute personne ayant qualité pour le recevoir au sein de l’école/CS dans l’exercice de ses fonctions, il n’en va pas de même de tous les renseignements. C’est notamment le cas des renseignements sous restriction suivants :

  • tout renseignement obtenu dans le cadre de la réalisation de son mandat mais qui n’est pas directement lié au mandat et/ou qui n’est pas nécessaire à l’exercice des fonctions des autres intervenants scolaires (p. ex. : confidence, signalement aux autorités : DPJ, services policiers, …);
  • les données brutes et non interprétées (en conformité avec l’article 13 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec)

Par conséquent, le milieu doit collaborer avec le professionnel pour la mise en place de moyens permettant l’accessibilité aux renseignements requis (tel qu’indiqué précédemment) et la protection des renseignements sous restriction, tel que précédemment énuméré. 

Finalement, le professionnel qui accède au DPI d’un autre professionnel doit inscrire audit DPI quels renseignements ont été consultés ou communiqués, à qui et à quel moment et doit justifier au dossier le caractère de nécessité et de pertinence.

b. Mandats « frappe à la porte »

Tel que mentionné précédemment, il arrive que certains professionnels offrent des services suite à une demande émanant non pas de l’école/CS mais plutôt de l’élève ou ses parents (ex : soutien en psychologie pour une situation personnelle problématique).

On comprendra que ces renseignements ne sont ni en lien avec le mandat « école/CS » ni nécessaires à l’exercice des fonctions des autres intervenants. ainsi, ils ne sont pas accessibles aux intervenants scolaires, à moins d’une autorisation explicite en ce sens donnée par l’élève ou ses parents ou d’une disposition expresse de la loi (ex : art. 60.4 du Code des professions – pour prévenir un acte de violence).

1L’obligation qu’a le professionnel de tenir un dossier professionnel ne l’exempte pas de verser certains renseignements au dossier d’aide particulière (qui sera défini plus loin dans le présent article), ce dernier étant géré par la CS.

Considérant la nature clinique et sensible des renseignements se trouvant dans le DPI, nous croyons que cet accès ne devrait être permis qu’aux professionnels régis par le Code des professions. sous la juridiction des ordres professionnels, il s’agit là d’un facteur de protection supplémentaire pour la commission scolaire notamment quant au respect du critère de nécessité. Cette façon de procéder, soit de désigner un groupe restreint, est d’ailleurs recommandé par la commission d’accès à l’information.