Balises pour la pratique professionnelle des ergothérapeutes œuvrant au sein de programmes relevant de la direction des ressources humaines d’un établissement du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS)

 DÉCOULANT DU CADRE DE RÉFÉRENCE SUR LE SOUTIEN ET LA RÉINTÉGRATION AU TRAVAIL : VERS UNE APPROCHE AXÉE SUR LA COLLABORATION (MSSS, 2017), DES PROGRAMMES DE SOUTIEN ET DE RÉINTÉGRATION DES EMPLOYÉ(E)S EN INVALIDITÉ ONT ÉTÉ MIS EN PLACE AU SEIN DES ÉTABLISSEMENTS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (RSSS)1 . 

 S’appuyant sur les pratiques probantes en la matière, les compétences et l’expertise reconnues des ergothérapeutes ont été mises à contribution dans le cadre de ces programmes. Ce nouveau contexte de travail a naturellement amené les ergothérapeutes à chercher à mettre en place un cadre leur permettant de respecter leurs obligations professionnelles. C’est dans ce contexte qu’en collaboration avec des ergothérapeutes œuvrant au sein de ces programmes dans divers établissements et des conseiller(ère)s juridiques, l’Ordre a souhaité mieux comprendre les défis potentiels propres à cette pratique afin d’identifier des balises susceptibles de prévenir certains enjeux déontologiques. 

 Mandat et identification du ou des client(e)s

 La consultation des ergothérapeutes exerçant au sein de ces programmes nous a permis de constater la diversité des programmes et des rôles que les ergothérapeutes y occupent. En effet, alors que certains ergothérapeutes exécutent des mandats cliniques en soutien à l’employé(e) (p. ex. retour thérapeutique au travail), d’autres occupent des rôles de conseiller(ère) en soutien à l’employeur (p. ex. conseiller l’équipe de gestion de la présence au travail dans la mise en place de stratégies favorables au retour au travail sain et durable de l’employé(e) en invalidité) et certains sont chargés d’agir uniquement en matière de prévention de l’invalidité auprès d’employé(e)s (p. ex. réduction des risques, interventions précoces). Certains ergothérapeutes consultés nous ont précisé exécuter des mandats d’évaluation lors de processus d’accommodement en regard des limitations fonctionnelles dans un objectif de soutien au retour au travail² . Par ailleurs, certains ergothérapeutes exercent des rôles de coordonnateur(trice) de retour au travail (CoRat)³ . Certains ergothérapeutes ont des mandats uniques alors que d’autres sont appelés à exécuter plusieurs types de mandats. 

Pour être en mesure d’appliquer le cadre juridique aux différentes situations, il convient de déterminer tout d’abord à l’égard de qui agit l’ergothérapeute, c’est-à-dire d’identifier qui est son client(e) ou ses client(e)s dans le cadre des différents mandats qui lui sont confiés. Cette identification permettra d’établir adéquatement la nature de ses obligations envers ce ou ces client(e)s. 

Selon les ergothérapeutes consultés, le mandataire est presque toujours l’employeur, sauf dans le cas de certaines évaluations préventives qui peuvent être sollicitées par les employé(e)s eux-mêmes. Ainsi, nous nous trouvons dans un contexte fournisseur-client unissant l’employeur à l’ergothérapeute qui a été embauché dans un objectif précis de soutien et de réintégration au travail et à la demande de l’employeur. L’ergothérapeute exerçant au sein de ce type de programme relevant de la direction des ressources humaines se retrouve alors associé en apparence à l’intérêt de l’employeur.

Dans ce contexte, l’ordre est d’avis que l’employeur doit être considéré comme un client de l’ergothérapeute au sens de l’article 3 du Code de déontologie des ergothérapeutes (ci-après le «Code de déontologie») en raison de la relation fournisseur-client qui les unit, et ce, même lorsque celui-ci effectue des mandats cliniques en soutien à l’employé(e). En effet, ces mandats s’inscrivent dans un objectif de soutien et de réintégration au travail qui vise les intérêts de l’employeur, même si l’objectif vise également les intérêts de l’employé(e). L’ergothérapeute se retrouve alors avec deux client(e)s dans le cadre d’une même prestation de services, ce qui est d’ailleurs compatible avec son Code de déontologie, de façon similaire à l’ergothérapeute qui agit à la demande d’un tiers-payeur. Dans ce cas, le rôle de l’ergothérapeute est autant d’aider l’employeur que l’employé(e) dans son retour et son maintien au travail. Il en va de même pour les ergothérapeutes qui soutiennent et conseillent l’équipe de gestion de la présence au travail dans la mise en place de stratégies favorables au retour au travail sain et durable de l’employé(e) en invalidité. En effet, bien que la prestation de services de l’ergothérapeute ne vise alors pas directement le soutien à l’employé(e) et que les recommandations émises visent l’objectif de l’employeur, l’employé(e) concerné est aussi un client(e), à l’égard duquel, compte tenu des impacts de son intervention professionnelle, il a des obligations⁴ . 

Dans tous les cas, il importe de rappeler que même si l’ergothérapeute agit à la demande de l’employeur et pour deux client(e)s avec des intérêts distincts, il demeure soumis à son code de déontologie. En effet, l’article 2 du Code de déontologie prévoit que «le présent code s’applique à tout ergothérapeute, quels que soient le mode d’exercice de ses activités professionnelles et les circonstances dans lesquelles il les exerce. Les devoirs et obligations qui découlent du présent code, du Code des professions (chapitre C-26) et de ses règlements d’application ne sont aucunement modifiés du fait que l’ergothérapeute exerce ses activités professionnelles au sein d’une société». Ainsi, dans un contexte où il y a deux client(e)s, l’ergothérapeute doit s’assurer de respecter ses obligations déontologiques envers chacun de ses client(e)s. Il importe donc de s’assurer, comme l’indique l’article 10 du Code de déontologie, que le cadre dans lequel l’ergothérapeute exerce sa profession lui permet de respecter ses obligations. À cet égard, l’Ordre recommande fortement de déterminer, en amont avec l’employeur, les paramètres de l’offre de services, particulièrement les règles permettant le respect des obligations déontologiques, dont celles qui seront détaillées dans les prochaines sections.

 Conflits d’intérêts et indépendance professionnelle

Bien que, dans la mesure où les programmes adoptent l’approche préconisée dans le cadre de référence du MSSS, les intérêts de l’employeur et de l’employé(e) tendent à converger, il n’en demeure pas moins que certaines situations pourraient soulever une apparence de conflits d’intérêts puisque l’intervention de l’ergothérapeute vise à protéger tant les intérêts de l’employeur que ceux de l’employé(e) dans son retour et son maintien au travail. Les risques et l’apparence de conflits d’intérêts s’avèrent plus importants dans les cas où l’ergothérapeute exécute plusieurs types de mandats pouvant être associés à des intérêts divergents (p. ex. mandat de soutien aux employé(e)s et mandat de soutien à l’employeur). Cependant, le fait d’agir pour des intérêts distincts n’est pas une fin en soi. 

En effet, selon l’article 43 du Code de déontologie, le fait d’avoir un risque de conflit d’intérêts n’empêche pas l’ergothérapeute d’agir. Il est ainsi possible pour l’ergothérapeute de continuer d’assurer ses services si le client(e), qui est avisé du risque de conflits d’intérêts, l’autorise, et dans le cas où cela n’a pas pour effet de nuire à son autonomie professionnelle ou de dénaturer l’essence même du mandat qu’il a envers son client(e). 

Cependant, tel que le prévoit l’article 44 du Code de déontologie, lorsque l’ergothérapeute exerce sa profession auprès de plusieurs client(e)s qui peuvent avoir entre eux des intérêts divergents, il doit leur faire part de son obligation d’impartialité et des actions spécifiques qu’il entreprendra pour rendre ses services professionnels. Si la situation devient inconciliable avec le caractère impartial de sa relation avec chaque client(e)s, il doit mettre fin à la relation professionnelle.

L’obligation d’indépendance professionnelle et d’impartialité revêt donc une importance particulière pour les ergothérapeutes exerçant au sein de programmes relevant de la direction des ressources humaines. À cet égard, l’ergothérapeute doit exercer une vigilance constante pour sauvegarder en tout temps son indépendance professionnelle afin d’éviter de favoriser ses obligations et devoirs vis-à-vis de l’un au détriment de ses obligations et devoirs vis-à-vis de l’autre⁵ . En somme, l’ergothérapeute doit demeurer le plus neutre possible et agir de manière objective et impartiale. 

Cette indépendance professionnelle suppose que les décisions professionnelles de l’ergothérapeute doivent être à l’abri de toute intervention ou influence, tant de la part du client-bénéficiaire de service que du client-fournisseur ou de toute autre personne. Il importe donc de s’assurer, comme le précise l’article 10 du Code de déontologie, que le cadre dans lequel l’ergothérapeute exerce sa profession lui permette de respecter ses obligations. Rappelons qu’à cet égard, l’Ordre recommande fortement de déterminer en amont avec l’employeur les paramètres de l’offre de services, particulièrement les règles permettant le respect des obligations déontologiques, dont celles relatives à l’indépendance professionnelle. Une entente claire et précise entre les parties prenantes favorise le respect des obligations déontologiques et l’établissement de relations de confiance. 

 Consentement

Il va sans dire que pour que l’employé(e) puisse fournir un consentement libre et éclairé, il est essentiel de lui fournir tous les renseignements requis à la compréhension des services qui seront rendus, en s’assurant que celui-ci comprenne bien l’objectif de ces services, notamment en l’informant que le rôle de l’ergothérapeute vise des intérêts distincts, dont ceux de l’employeur et que certaines informations pertinentes devront lui être transmises.  

De plus, l’employé(e) doit être dûment informé des règles applicables, notamment celles relatives à la confidentialité, de même qu’aux modalités liées à la transmission de renseignements confidentiels reliés au mandat. Ainsi, l’ergothérapeute doit s’assurer que l’employé(e) détient toute l’information utile à la compréhension de son degré de renonciation au secret professionnel, le cas échéant. L’employé(e) devra également être informé des droits d’accès à son dossier, en précisant où les informations le concernant seront consignées et qui y aura accès. Chacun de ces éléments sera détaillé dans les prochaines sections.

L’ergothérapeute doit obtenir le consentement libre et éclairé de l’employé(e) avant de débuter le mandat et l’Ordre recommande à ce que ce consentement soit mis par écrit dans le but d’éviter tout problème. 

 Secret professionnel  

Il est utile de rappeler que l’ergothérapeute est tenu par le respect du secret professionnel, et ce, peu importe le secteur dans lequel il exerce sa profession. Que l’ergothérapeute effectue un mandat à la demande de l’employeur ou en soutien à l’employé(e), il se doit de préserver le secret de tout renseignement de nature confidentielle qui vient à sa connaissance, à moins que le client(e) lui-même ou que la loi ne lui ait autorisé la divulgation. 

En effet, le secret professionnel étant un droit du client(e), celui-ci aura toujours l’opportunité d’y renoncer par une autorisation expresse. Évidemment, dans le cadre des mandats donnés par l’employeur, puisque ceux-ci s’inscrivent dans un objectif précis mis en place par l’employeur et dans son intérêt, l’ergothérapeute se doit de transmettre toutes les informations pertinentes et nécessaires, reliées à l’objet du mandat, aux personnes déterminées afin qu’elles puissent assumer adéquatement leurs rôles. Il importe toutefois de limiter le partage d’information qu’aux seules informations pertinentes et nécessaires à cette fin. 

Pour éviter tout problème entre l’ergothérapeute, son équipe de travail et son supérieur immédiat à propos de la transmission des informations obtenues dans le cadre des mandats, nous recommandons que soient déterminées en amont et avec précision les informations pertinentes et nécessaires à l’exécution des mandats. De cette façon, l’ergothérapeute sera également en mesure d’aviser l’employé(e) adéquatement des informations qui seront transmises avant le déroulement du mandat et quelles personnes pourront y accéder afin qu’il comprenne qu’il devra renoncer, dans une certaine mesure, au secret professionnel en ce qui concerne les informations pertinentes à la réalisation de l’objectif mis en place par l’employeur. Une telle renonciation au secret professionnel peut être rapportée au contrat/ entente de services et faire partie intégrante du consentement libre et éclairé obtenu de l’employé(e) à l’égard des services qui lui sont proposés. 

 Constitution et conservation des dossiers 

En vertu du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec (ci-après le Règlement sur la tenue des dossiers), l’ergothérapeute doit tenir un dossier pour chacun de ses client(e)s et doit en assurer la confidentialité et l’intégrité. L’ergothérapeute doit pouvoir y inscrire ou y verser tous les renseignements et documents prévus à l’article 6 de ce même règlement. Or, comme mentionné précédemment, seules les informations pertinentes et nécessaires, reliées à l’objet du mandat, devraient être transmises aux personnes déterminées afin qu’elles puissent assumer adéquatement leurs rôles (p. ex. agent(e) de gestion de la présence au travail), et ce, à condition d’avoir obtenu le consentement exprès de l’employé(e).

C’est pourquoi, nous recommandons que l’ergothérapeute verse l’ensemble des renseignements et documents prévus au Règlement cité ci-devant dans un dossier séparé de celui tenu par les ressources humaines (dossier de l’employé(e). De cette manière, le dossier de l’ergothérapeute devrait être constitué au sein d’un système d’archives qui permet aux ergothérapeutes de se conformer aux règles applicables en matière de tenue et de gestion des dossiers conformément au Règlement sur la tenue des dossiers ainsi qu’à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et aux nouvelles dispositions législatives découlant de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels («loi 25»). Ce système d’archives se distingue de celui mis en place par l’établissement de santé puisque ces employé(e)s ne sont pas des usagers du système de santé au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux⁶ . Cette façon de procéder respecterait les obligations déontologiques de l’ergothérapeute, notamment celles relatives au secret professionnel ainsi que l’obligation de s’abstenir de remettre ou de rendre accessible à autrui ses données brutes et non interprétées⁷ .

 Accès au dossier  

La confidentialité des dossiers de l’ergothérapeute doit être assurée, et ce, durant tout leur cycle de vie. Cela implique que des mécanismes de contrôle de l’accès au dossier doivent être prévus de manière à ce que les renseignements confidentiels ne puissent être consultés que par les personnes autorisées. Ces dernières sont celles prévues par la loi ou celles pour qui le client a levé le secret professionnel⁸ . D’emblée, il importera de respecter les règles d’accessibilité prévues à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et à la loi 25 puisqu’elles s’appliquent dans le contexte où les dossiers des client(e)s de l’ergothérapeute sont constitués au sein d’un organisme public. Ainsi, en conformité avec l’article 57 du Code de déontologie, «l’ergothérapeute qui exerce sa profession [...] dans un organisme public visé par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Chapitre A-2.1) [...] doit respecter les règles d’accessibilité et de rectification des dossiers prévues dans [cette] loi et en faciliter l’application». Il conviendra de prévoir en amont les mécanismes et les procédures concernant les éléments suivants : 

• Les mécanismes de contrôle de l’accès au dossier permettant de satisfaire aux obligations relatives à la confidentialité, à l’intégrité et à la disponibilité des renseignements consignés au dossier du client(e);
• Les procédures concernant la gestion du droit d’accès aux renseignements contenus dans le dossier constitué par l’ergothérapeute (p. ex. procédure d’accès par la personne concernée, restrictions au droit d’accès...); 
• Les modalités pour le partage ou la communication des renseignements personnels pertinents, en l’occurrence aux personnes déterminées afin qu’elles puissent assumer adéquatement leurs rôles (p. ex. agent(e) de gestion de la présence au travail)⁹ . 
  
  
  

 Considérant que les renseignements contenus dans le dossier de l’ergothérapeute sont des renseignements personnels ayant un caractère confidentiel et sensible, plusieurs ergothérapeutes consultés nous ont rapportés assumer eux-mêmes la responsabilité des éléments relatifs à la gestion de l’accès à leurs dossiers. À partir du moment où les règles d’accès de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la loi 25 sont respectées, cette façon de faire s’avère une approche prudente permettant de réduire au minimum le nombre de personnes autorisées et de prévenir les incidents de confidentialité. Toutefois, il sera prudent de prévoir la gestion de l’accès aux dossiers de l’ergothérapeute en son absence (p. ex. vacances, maladie, maternité, démission, etc.). À ce titre, les procédures suivantes s’avèrent pertinentes à mettre en place :  

• procédure de transfert de dossier à un autre ergothérapeute du programme ;  
• système permettant de sélectionner au préalable les informations pertinentes à transmettre aux agent(e)s de gestion de la présence ; 
• procédure d’accès aux dossiers archivés
  
  
  

Bien entendu, l’établissement peut attribuer différemment certaines responsabilités pourvu qu’il respecte l’ensemble des règles, dont celles découlant des obligations des ergothérapeutes. Il conviendra alors de s’assurer du respect des critères de pertinence et de nécessité pour la détermination des personnes autorisées à accéder au dossier (p. ex. pour traiter les demandes d’accès à un renseignement au dossier constitué par l’ergothérapeute, pour archiver les dossiers, etc.). Ces personnes devront être sensibilisées et s’engager à respecter la confidentialité des renseignements contenus dans le dossier de l’ergothérapeute. Le consentement libre et éclairé du client-employé est requis dans tous les cas où il s’avérerait nécessaire que des tiers (p. ex. service informatique, responsable des demandes d’accès, etc.) puissent accéder au dossier de l’ergothérapeute (et donc à des renseignements confidentiels). Il conviendra d’informer le client-employé en amont afin qu’il puisse fournir un consentement libre et éclairé aux services proposés. 

 Dossier de l’employé(e) constitué par l’employeur 

 Les dossiers constitués par l’employeur concernant ses employé(e)s s’avèrent confidentiels et seules les personnes autorisées peuvent y accéder. Il est possible que l’employeur décide d’inclure en tant que membres des ressources humaines, les ergothérapeutes des programmes sous son égide parmi les personnes autorisées. Le cas échéant, bien qu’en principe le consentement de l’employé(e) devrait avoir été déjà obtenu au préalable, il importe de s’assurer que l’employé(e) ait bien été informé et ait fourni un consentement libre et éclairé. De plus, l’ergothérapeute devrait n’avoir accès ou ne consulter que les informations pertinentes au mandat qui lui a été donné. 

En conclusion, dans le cadre des mandats qui leur sont confiés, les ergothérapeutes œuvrant au sein de programmes relevant de la direction des ressources humaines d’un établissement du RSSS se retrouvent souvent à agir à la fois pour servir les intérêts de l’employeur et ceux de l’employé(e). Cette position requiert que l’ergothérapeute fasse preuve d’une objectivité et d’une neutralité à toute épreuve afin de préserver son indépendance professionnelle. Dans ce contexte, l’établissement d’un cadre permettant à l’ergothérapeute de respecter ses obligations s’avère primordial. En déterminant en amont les paramètres de l’offre de services, incluant les règles et les procédures permettant le respect des dispositions législatives applicables, l’ensemble des parties prenantes sera bien informé. Ainsi, les employé(e)s concernés seront informés adéquatement, ce qui permettra l’obtention d’un consentement libre et éclairé. 

 NOTES

1. Des programmes similaires peuvent avoir été institués dans d’autres types d’établissements, cependant nous ne pouvons pas nous prononcer sur les règles applicables dans d’autres contextes que celui ayant fait l’objet de notre analyse, c’est-à-dire les programmes institués au sein des établissements du RSSS. 
2. De tels mandats se distingueraient des mandats d’expertise puisqu’ils ne sont pas effectués dans un contexte médico-légal. Les mandats d’expertises ne font par ailleurs pas l’objet de cet article puisqu’ils ne devraient pas faire partie de l’offre de services des programmes de soutien et de réintégration des employé(e)s en invalidité. En effet, le fait d’être à l’emploi du mandant et de surcroît au sein de la direction des ressources humaines peut constituer une relation d’intérêt pouvant entraîner une inaptitude à agir en tant qu’expert(e). Source : COLLÈGE DES MÉDECINS, avec la collaboration du Barreau du Québec. Guide d’exercice : la médecine d’expertise – L’évaluation médicale indépendante et l’expertise médicale, Québec, CM, 2021, 73 p. En ligne :https://cms.cmq.org/files/documents/Guides/p-1-2021-11-08-fr-guide-exercice-medecine-expertise-2021-maj.pdf , (Consulté le 13 décembre 2024). 
3. Ce rôle n’est pas traité dans le cadre de cet article.
4. Ordre des ergothérapeutes du Québec c. Hébert Henry, Décision du Conseil de discipline de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec, 17- 15-00031, 1er août 2017. 
5. ORDRE DES ERGOTHÉRAPEUTES DU QUÉBEC. «Quelles sont les obligations déontologiques lorsque les services offerts à un bénéficiaire sont payés par un tiers?», Occupation : ergothérapeute, dans Articles sur la pratique professionnelle, En ligne , mis à jour le 1er mars 2013, (Consulté le 13 décembre 2024). 
6. «Un usager est une personne physique qui a, ou qui a eu, recours aux services de santé ou aux services sociaux donnés par un établissement du RSSS du Québec.» Source : MINISTÈRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX. Cadre de référence relatif aux comités des usagers et aux comités de résidents, [Fichier PDF], Gouvernement du Québec, 2018, 51 p. https://publications.msss.gouv. qc.ca/msss/fichiers/2017/17-740-01W.pdf , (Consulté le 13 décembre 2024). 
7. QUÉBEC. Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec, RLRQ chapitre C-26, r 121.1, à jour au 1er août 2024, art. 13.
8. ORDRE DES ERGOTHÉRAPEUTES DU QUÉBEC. Cadre de référence sur les aspects clinico-administratifs liés à l’exercice de la profession d’ergothérapeute dans le secteur privé, OEQ, juin 2025, 48 p. En ligne, (Consulté le 13 décembre 2024).
9. Nous recommandons qu’une procédure précise prévoyant le mode de communication des renseignements pertinents (identifiés au préalable comme nécessaire à l’objet du mandat) soit mise en place.